DPA / Accordo trattamento dati

DPA / Accordo sul trattamento dei dati

Questo documento descrive in modo sintetico come PrenotaCloud tratta i dati personali per conto delle attività che usano la piattaforma per gestire servizi, clienti, appuntamenti, comunicazioni e pagamenti.

Ruoli privacy

• L’attività che usa PrenotaCloud resta titolare del trattamento dei dati dei propri clienti, operatori e collaboratori.
• Coolnetwork S.a.S., per le funzioni operative della piattaforma, agisce normalmente come responsabile del trattamento su istruzione dell’attività.
• Coolnetwork S.a.S. può agire come titolare autonomo per dati relativi ad account, fatturazione, sicurezza, assistenza, obblighi legali e comunicazioni proprie.

Categorie di dati trattati

La piattaforma può trattare dati anagrafici, recapiti, dati di prenotazione, servizi richiesti, note operative inserite dall’attività, preferenze di comunicazione, log tecnici, dati di pagamento gestiti tramite servizi abilitati e dati necessari all’assistenza.

Finalità del trattamento per conto dell’attività

I dati vengono trattati per erogare il servizio PrenotaCloud: gestione agenda, prenotazioni, clienti, sedi, operatori, promemoria, notifiche, comunicazioni, pagamenti, statistiche operative e funzioni aggiuntive attivate dall’attività.

Istruzioni e sicurezza

PrenotaCloud tratta i dati secondo le istruzioni configurate dall’attività dentro la piattaforma e adotta misure tecniche e organizzative proporzionate, tra cui controllo accessi, separazione dei contesti, log applicativi, protezioni sessione, backup e manutenzione tecnica.

Servizi esterni e categorie operative

Per erogare alcune funzioni possono essere usate categorie di servizi esterni tecnici, infrastrutturali o applicativi. Quando tali servizi trattano dati personali per conto di PrenotaCloud, possono operare come sub-responsabili del trattamento. Alcune categorie vengono coinvolte solo se l’attività abilita il relativo modulo, ad esempio pagamenti, messaggistica, calendario, mappe o strumenti di analisi.

Il livello informativo pubblico resta sintetico e non espone nomi dei singoli fornitori, link esterni, dettagli infrastrutturali o informazioni granulari. Informazioni più specifiche sui servizi effettivamente attivi, se necessarie e pertinenti, possono essere fornite nel rapporto contrattuale o su richiesta motivata.

Assistenza, cancellazione e restituzione

L’attività può gestire, esportare, rettificare o cancellare i dati secondo le funzioni disponibili nella piattaforma e secondo gli obblighi applicabili al proprio ruolo di titolare del trattamento.

Alla chiusura del servizio o su richiesta motivata dell’attività, PrenotaCloud assiste ragionevolmente nella restituzione, esportazione o cancellazione dei dati trattati per conto dell’attività, nei limiti tecnici e contrattuali applicabili.

Restano ferme le conservazioni necessarie per:

• obblighi fiscali, contabili, amministrativi o normativi;
• sicurezza, prevenzione abusi, diagnostica tecnica e continuità del servizio;
• gestione di contestazioni, recupero crediti, accertamento di responsabilità o difesa di un diritto;
• backup e copie tecniche mantenute per periodi limitati e con accesso ristretto.

I dati operativi trattati direttamente da PrenotaCloud seguono i criteri indicati nella Privacy Policy, inclusi i tempi per log, notifiche, email operative, ticket chiusi, messaggi SMS/WhatsApp, link meeting e calendario, payload di pagamento, analytics grezzi, lead commerciali e conversazioni dell’assistente pubblico. Per i dati dei clienti finali gestiti dall’attività, la conservazione ordinaria dipende dalle istruzioni e dalle configurazioni dell’attività titolare, salvo obblighi tecnici o legali applicabili.

Incidenti e richieste degli interessati

In caso di incidente rilevante o richiesta privacy collegata ai dati dell’attività, PrenotaCloud fornisce supporto ragionevole al titolare per valutare la richiesta e gestire gli adempimenti richiesti dalla normativa applicabile.

Contatto

Per richieste relative al trattamento dati è possibile usare i canali indicati nella pagina Informazioni legali.